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疫情期间如何管理一个完全远程的团队
来源: | 作者:烽睿科技 | 发布时间: 2020-03-31 | 1799 次浏览 | 分享到:

随着冠状病毒(COVID-19)爆发肆虐为了防止病毒传播,许多公司已为员工制定了在家工作的政策。尽管全球有70%的劳动力在爆发COVID-19之前至少每周至少有一次远程工作,但100%的全职在家工作对雇主构成了新的挑战。这种工作方式的突然转变也意味着管理者们必须立即弄清楚如何有效地管理和激励一支完全远程的团队。

哈佛大学讲师朱莉·威尔逊(Julie Wilson)解释说:“管理一支虚拟团队需要管理者拥有良好管理的基础,包括制定明确的目标,举行大型会议,进行清晰的沟通以及利用团队成员的个人和集体力量。” 即使是经验最丰富的管理者要成功管理远程团队也面临挑战。这需要时间,耐心和大量练习,但是有了正确的流程和工具,就有可能建立一个富有成效的,高度敬业的远程团队。以下是成功管理分布式团队的六个技巧。

管理分布式团队的6个技巧

1.设定明确的期望

在过渡到完全远程的团队时,管理人员应优先制定清晰的指南和期望。大多数团队由一群不同的人组成。一些员工可能具有远程工作经验,而另一些员工可能对在家工作完全陌生。为了确保每个人都平等地工作,立即为整个团队设定清晰而现实的期望很重要。

不明确期望会导致问题和误解,甚至会严重破坏团队的工作效率和绩效。弄清您的团队将使用哪些工具,如何沟通,每个人应该在什么时间工作,如何以及何时完成项目,以及在情况发生变化时能及时进行沟通。并且这个期望应该被记录下来,通过电子邮件发送给整个团队。这将确保每个人都在同一页面上,并且每个团队成员的对这个期望的理解都没有歧义。

2.使用正确的工具

在明确定义了期望之后,是时候找到合适的工具来帮助您的团队满足这些期望并使他们的工作日平稳有效地进行了。研究表明,普通办公室工作人员在任何给定时间都可以打开5个或更多应用程序,因此,明智地选择应用程序非常重要,以避免造成更多的应用程序错误或员工应该去哪里寻找信息的混乱。

有数百种协作和通信解决方案以及无数的生产力工具可以帮助分布式团队提高生产力。诸如Lifesize之类的基于云的视频会议工具以及诸如SlackMicrosoft Teams之类的聊天应用程序使得与远程团队成员保持持续通信诸如AsanaMonday.comProjectManager.com之类的项目管理工具可帮助进行时间管理,并使您的团队步入正轨,避免浪费时间在干扰因素和非生产性工作上。鉴于最近的冠状病毒情况,许多公司都免费提供服务,包括Lifesize

3.建立以视频为先的文化

  

如果没有传统上班族习惯的面对面互动,对于第一次在家工作的员工来说,他们很容易感到孤独,并与团队的其他成员脱节。通过创建视频优先文化,与仅使用音频会议电话或基于文本的应用程序相对比,优先使用视频会议工具进行通信,您的团队可以进行有意义且引人入胜的面对面互动视频会议提供了更多的“面对面”互动,并在对话中增加了人为元素,而这是其他形式的数字通信中经常缺少的元素。通过清晰地看到和听到您的队友,您可以通过了解非语言提示来更好地理解他们 并与他们建立更深层次的联系。

4.定期举行一对一和小组会议

持续的沟通是保持分布式团队生产力和参与度的关键。使用视频会议来计划每周初举行的例行团队会议,以讨论项目状态,团队成员面临的障碍以及一周的目标。然后,在本周晚些时候,考虑举办更长的“总结”会议,讨论团队的成就。您还可以利用这段时间来表彰出色的工作,并为下周计划。    

   
除了团队会议之外,强烈建议与您的每位员工进行定期的一对一会议,以确保每个人都保持联系和参与。
实际上,
研究表明,没有定期进行1:1会晤的员工感到工作松懈的可能性增加四倍。1:1会议对于拥有大型团队的管理者来说可能是很费时的,但它们在使团队成员作为个人感到有价值的同时,也为他们提供了提问,讨论问题或提出他们可能不愿意小组环境中分享的建议。 

5.充分沟通目标

对于许多员工而言,工作地点和工作方式的突然转变将更具挑战性。正如比尔·盖茨曾说过的一句名言:“展望下个世纪,领导者将是那些赋予他人权力的人。”

  

对于觉得远程工作安排很困难的员工,充分沟通个人目标和任务是确保他们专注于正确事物的有效方法。这意味着使用清晰,准确的语言,员工可以轻松理解每个项目。利用项目管理工具来帮助员工完成任务,了解项目的每个阶段以及知道项目的到期时间。如果仅关注跟踪员工的工作时间,则无法有效地管理分布式团队。相反,衡量员工绩效的最好方法是关注他们的业绩。建立以结果为导向的文化意味着要信任您的团队,放开每周40个小时的9至5个任意和强迫的工作。

6.提供联系机会

社交疏远并不意味着社交孤立。由于大多数公司的面对面聚会目前尚不可行,因此请在常规团队会议之外找到其他方式使分布式团队建立联系。员工可以建立适合自己工作的社交媒体页面,读书俱乐部和私人聊天小组,在这里他们可以玩游戏,进行关于他们的工作和个人生活的轻松对话,张贴其家人或宠物的照片并分享个人成功故事。一些公司甚至举办定期的虚拟欢乐时光,以使员工在进行远程工作时可以轻松地互动并通过视频会议赶上来。 

   
Humble Dot首席增长官Sheel Gupta在
Quora上分享了她如何保持远程团队的参与:“远程工作最常见的挑战之一就是团队成员感到孤独和脱节。处于远程状态意味着您的团队不太可能进行自发的对话和与工作无关的活动。我鼓励远程团队将办公室传统融入远程工作风格。例如,我的团队每两周举行一次游戏之夜,而在进行远程实验时,我们举办了一个虚拟游戏之夜。”

结论

管理一支完全远程的团队可能会充满挑战,尤其是在目前冠状病毒不确定的环境中。但是,使用正确的流程和沟通工具,您可以创建超出物理限制的引人入胜且富有成效的环境。举办常规团队1:1视频会议将帮助您的团队保持联系并保持项目进度。面对面的互动为对话增加了人为的元素,并帮助同事建立了更深层次的联系。当员工觉得自己是团队的一部分并投入到团队的目标和使命中时,即使在这段忧虑和不确定的时刻,他们也倾向于与同事互动,并对他们的工作感到自豪。 




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